Xác minh tên tiếng Anh của công ty Trung Quốc (kiểm tra hồ sơ MOFCOM)

Mặc dù các công ty Trung Quốc không có tên tiếng Anh ràng buộc về mặt pháp lý, những công ty tham gia xuất nhập khẩu nhìn chung được yêu cầu phải khai báo một tên tiếng Anh với Bộ Thương mại (MOFCOM).

Mục đích của việc xác minh tên tiếng Anh đã khai báo không phải là để sử dụng nó như danh tính pháp lý của công ty — tên tiếng Trung vẫn là tên có giá trị pháp lý. Điểm của kiểm tra MOFCOM hẹp hơn nhưng vẫn quan trọng: xác nhận rằng tên tiếng Anh mà nhà cung cấp đang sử dụng với bạn khớp với tên đã khai báo với cơ quan chức năng Trung Quốc.

Sự không khớp là một cờ đỏ có ý nghĩa.

Hệ thống Đăng ký Hoạt động Ngoại thương của MOFCOM

Hệ thống — Đăng ký hồ sơ Nhà điều hành Ngoại thương (对外贸易经营者备案登记) — được vận hành tại iecms.mofcom.gov.cn. Giống GSXT, nó chỉ có tiếng Trung.

Mỗi công ty Trung Quốc tham gia xuất nhập khẩu hàng hóa hoặc công nghệ phải nộp hồ sơ với hệ thống này. Hồ sơ ghi nhận, trong các thông tin khác:

• Tên tiếng Trung hợp pháp
• Mã tín dụng xã hội thống nhất
• Tên tiếng Anh đã khai báo (được sử dụng trên tờ khai hải quan, chứng từ vận chuyển và chỉ dẫn chuyển tiền ngân hàng)
• Người đại diện theo pháp luật
• Địa chỉ đăng ký
• Danh mục hoạt động ngoại thương được phép

Quy trình

1. Tìm kiếm theo tên tiếng Trung hợp pháp của công ty (hệ thống không hỗ trợ tìm kiếm bằng tên tiếng Anh).
2. Kết quả, nếu công ty đã đăng ký là nhà điều hành ngoại thương, sẽ hiển thị tên tiếng Anh đã khai báo cùng với các định danh tiếng Trung.
3. So sánh tên tiếng Anh đã khai báo này với tên tiếng Anh mà nhà cung cấp đang sử dụng trong thư từ và hợp đồng với bạn.

Lưu ý rằng bạn phải biết tên tiếng Trung hợp pháp trước mới có thể sử dụng hệ thống này. Nếu bạn chưa có, xem Tìm tên tiếng Trung hợp pháp trước.

Diễn giải kết quả

Một mô hình lừa đảo phổ biến

Một công ty thương mại không có năng lực sản xuất và Giấy phép kinh doanh chỉ giới hạn ở "thương mại nội địa" tự giới thiệu với người mua nước ngoài bằng tên tiếng Anh của một nhà máy nổi tiếng.

Trước khi kiểm tra MOFCOM:

• Người mua thấy trang web tiếng Anh chuyên nghiệp mang tên một nhà máy nổi tiếng.
• Người mua nhận báo giá dưới cái tên tiếng Anh nổi tiếng đó.
• Người mua chuyển tiền, mong đợi hàng từ nhà máy nổi tiếng.

Sau khi kiểm tra MOFCOM:

• Tìm kiếm theo tên tiếng Trung tiết lộ: tên tiếng Trung này hoàn toàn không có hồ sơ MOFCOM, hoặc có hồ sơ dưới một tên tiếng Anh hoàn toàn khác.
• Người mua nhận ra nhà cung cấp không phải là nhà máy và không được phép xử lý xuất khẩu.

Kiểm tra MOFCOM sẽ phơi bày điều này ngay lập tức — nhưng hầu hết người mua không bao giờ chạy nó, vì họ chỉ có tên tiếng Anh và không biết cách lấy được tên tiếng Trung.

Tại sao hồ sơ MOFCOM đôi khi cho thấy sự không khớp vô hại

Không phải mọi sự không khớp tên tiếng Anh đều cho thấy gian lận. Các lý do vô hại phổ biến:

Đổi thương hiệu. Các công ty đôi khi cập nhật tên tiếng Anh của mình mà không cập nhật ngay hồ sơ MOFCOM. Cập nhật có thể chậm vài tháng. Nếu bản ghi GSXT cho thấy đổi tên gần đây và tên tiếng Anh mới tương quan với tên nhà cung cấp đang dùng, điều này là hợp lý.

Làm mới bản dịch. Hồ sơ cũ hơn có thể đã sử dụng các phiên âm lỗi thời (ví dụ "Chian" → "China", "Pekin" → "Beijing"). Tên tiếng Anh hiện đại trên tài liệu tiếp thị hiện hành có thể khác với các phiên bản đã nộp cũ hơn.

Công ty con vs. công ty mẹ. Công ty bạn đang làm việc cùng có thể là một công ty con sử dụng tên tiếng Anh của công ty mẹ một cách không chính thức. Hồ sơ MOFCOM cho công ty con cụ thể đó có thể mang một tên tiếng Anh khác.

Viết tắt. "Shanghai International Trading Co., Ltd." vs. "SITCL" vs. "Shanghai International" đều là cùng một công ty; lựa chọn viết tắt là không chính thức.

Sự hiện diện của sự không khớp không tự động có nghĩa là gian lận — nhưng nó có nghĩa là bạn nên yêu cầu người liên hệ của mình giải thích trước khi tiến hành. Một lời giải thích hợp pháp phải sẵn sàng và tự tin; một lời giải thích lảng tránh hoặc thay đổi bản thân nó cũng là một tín hiệu.

Khi hồ sơ MOFCOM hoàn toàn bị thiếu

Một công ty không có hồ sơ MOFCOM nếu:

• Nó chưa bao giờ tham gia xuất nhập khẩu một cách hợp pháp.
• Nó đã từng tham gia trong quá khứ nhưng không duy trì hồ sơ.
• Nó sử dụng một đại lý xuất nhập khẩu liên kết (外贸代理) cho thương mại quốc tế thay vì nộp hồ sơ trực tiếp.

Lý do thứ ba là hợp pháp nhưng phải minh bạch. Nếu nhà cung cấp của bạn nói rằng họ sẽ "sử dụng đại lý đối tác của chúng tôi để xuất khẩu", bạn cần:

1. Xác định đại lý đó bằng tên tiếng Trung hợp pháp.
2. Xác minh hồ sơ MOFCOM của đại lý.
3. Hiểu rằng đối tác hợp đồng của bạn (nhà cung cấp) và nhà xuất khẩu pháp lý của bạn (đại lý) là các pháp nhân khác nhau — với hệ quả cho các yêu cầu bảo hành, định tuyến thanh toán và giải quyết tranh chấp.

Hạn chế của dữ liệu MOFCOM

Một vài lưu ý đáng biết:

• Hệ thống không phải lúc nào cũng phản ánh các hồ sơ gần đây nhất (chậm vài tuần đến vài tháng là phổ biến).
• Một số nhà xuất khẩu nhỏ hơn có thể có các sắp xếp không chính thức hoàn toàn né tránh hệ thống (về mặt kỹ thuật là không tuân thủ, nhưng vẫn xảy ra).
• Hồ sơ bao quát những gì công ty có thể xuất khẩu một cách hợp pháp, không nhất thiết là những gì hiện tại nó đang làm.

Vì những lý do này, MOFCOM là một kiểm tra bổ sung — hữu ích như một bài kiểm tra nhất quán thêm, nhưng không thể thay thế việc xác minh đăng ký cốt lõi trên GSXT.

Tổng hợp lại

Đối với bất kỳ giao dịch xuất khẩu xuyên biên giới nào, quy trình tên tiếng Anh tối thiểu là:

1. Lấy tên tiếng Trung hợp pháp từ Giấy phép kinh doanh.
2. Xác minh tình trạng đăng ký GSXT theo tên tiếng Trung đó.
3. Tìm kiếm MOFCOM cho tên tiếng Trung đó.
4. So sánh tên tiếng Anh đã khai báo trong MOFCOM với tên nhà cung cấp đang dùng với bạn.

Nếu mọi thứ đều khớp, bạn có thêm một phần niềm tin. Nếu có gì đó khác biệt, bạn có một câu hỏi để hỏi trước khi ký.

Báo cáo của ChinaCheck bao gồm tên tiếng Anh do MOFCOM khai báo cùng với tên tiếng Trung hợp pháp, tên tiếng Anh đã đăng ký trên con dấu và dữ liệu đăng ký GSXT — loại bỏ việc tra cứu chéo cơ sở dữ liệu thủ công.

Tiếp theo

Khối xây dựng tiếp theo để xác định một công ty Trung Quốc là ID vĩnh viễn 18 ký tự của nó. Tiếp tục đến Mã tín dụng xã hội thống nhất (USCC).