Người đại diện pháp luật (法定代表人): quyền hạn, trách nhiệm và vì sao điều này quan trọng với bạn

Người đại diện theo pháp luật (法定代表人, fǎ dìng dài biǎo rén) của một công ty Trung Quốc là cá nhân tự nhiên duy nhất có thẩm quyền pháp lý để ràng buộc công ty trong các giao dịch và là người, trong những hoàn cảnh được quy định, có thể bị chịu trách nhiệm cá nhân về hành vi sai trái của công ty.

Khái niệm này không có tương đương rõ ràng trong các khu vực pháp lý thông luật. Người đại diện theo pháp luật quyền lực hơn một "authorized signatory" của Mỹ và phơi nhiễm hơn một "company director" của Anh. Hiểu vai trò này thay đổi cách bạn đàm phán, ký hợp đồng, và kiện tụng với các đối tác Trung Quốc.

Người đại diện theo pháp luật thực sự làm gì

Thẩm quyền mặc định để ràng buộc công ty

Người đại diện theo pháp luật có thể ký hợp đồng nhân danh công ty mà không cần giấy ủy quyền riêng. Theo mặc định, bất cứ điều gì họ ký thay mặt công ty đều có thể thi hành đối với công ty.

Điều này khác với hệ thống Mỹ hoặc Anh, nơi thẩm quyền của công ty thường chảy từ hội đồng quản trị đến các cán bộ được chỉ định, thường thông qua các nghị quyết cụ thể. Tại Trung Quốc, Người đại diện theo pháp luật đã đăng ký có thẩm quyền nhờ chính vai trò của họ.

Bất kỳ ai khác đều cần ủy quyền

Một tổng giám đốc, giám đốc bán hàng, hoặc nhân viên bán hàng không phải là Người đại diện theo pháp luật cần một giấy ủy quyền bằng văn bản từ công ty để ký các hợp đồng ràng buộc.

Người mua nước ngoài thường xuyên nhận các hợp đồng được ký bởi một "manager" hoặc "director" không có thẩm quyền thực tế — và công ty Trung Quốc sau đó từ chối hợp đồng dựa trên lý do này. Đây là một mô típ được ghi nhận và tái diễn trong các tranh chấp xuyên biên giới.

Để ngăn chặn điều này, bạn nên hoặc:

• Để Người đại diện theo pháp luật ký trực tiếp, hoặc
• Nhận một giấy ủy quyền do Người đại diện theo pháp luật ký, nêu tên người ký thực tế, và xác minh rằng giấy ủy quyền có đóng dấu chính thức của công ty.

Tên của Người đại diện theo pháp luật là công khai

Tên của Người đại diện theo pháp luật được đăng ký với SAMR và có thể tìm kiếm công khai trên GSXT. Đây là một trong những xác minh trước khi ký hợp đồng dễ nhất bạn có thể thực hiện: lấy hồ sơ GSXT và xác nhận tên trên hợp đồng của bạn khớp với tên đã đăng ký.

Nếu hợp đồng ghi "John Wang" là Người đại diện theo pháp luật nhưng GSXT hiển thị "Wang Xiaolu", bạn hoặc đang xem một tài liệu lỗi thời hoặc nhà cung cấp đang giới thiệu một người không phải là Người đại diện theo pháp luật thực tế.

Tại sao trách nhiệm cá nhân quan trọng

Theo luật Trung Quốc, Người đại diện theo pháp luật chịu sự phơi nhiễm cá nhân mà các giám đốc thông thường không có. Trong những hoàn cảnh cụ thể, tòa án và cơ quan hành chính có thể áp dụng:

Hạn chế xuất cảnh

Người đại diện theo pháp luật có thể bị cấm rời khỏi Trung Quốc trong khi phán quyết chưa được thực hiện. Đây là một điểm đòn bẩy nghiêm trọng: một Người đại diện theo pháp luật đi công tác quốc tế không thể tiến hành công việc đó nếu họ bị cấm xuất cảnh.

Lệnh hạn chế tiêu dùng

Tòa án có thể ban hành lệnh ngăn Người đại diện theo pháp luật:

• Đi máy bay hạng thương gia hoặc hạng nhất
• Ở khách sạn hạng sang trên một mức giá phòng đêm được xác định
• Cho con đi học trường tư
• Mua bất động sản
• Thực hiện bất kỳ giao dịch "tiêu dùng cao cấp" nào

Các lệnh này áp dụng cá nhân cho Người đại diện theo pháp luật — không chỉ cho công ty. Đây là một trong những công cụ thi hành đặc biệt nhất của Trung Quốc và nó có hiệu lực thực sự.

Tạm giam

Tòa án có thể tạm giam một Người đại diện theo pháp luật từ chối thực hiện phán quyết tối đa 15 ngày theo các quy tắc tố tụng dân sự.

Hình phạt hình sự

Đối với các tội phạm doanh nghiệp cụ thể, Người đại diện theo pháp luật có thể đối mặt với trách nhiệm hình sự cá nhân, bao gồm:

• Từ chối thực hiện phán quyết của tòa án (cái gọi là "tội từ chối thực hiện phán quyết")
• Sản xuất và bán hàng giả
• Trốn thuế
• Vi phạm môi trường
• Gian lận chứng khoán

Trách nhiệm hình sự cá nhân của các cán bộ doanh nghiệp được áp dụng dễ dàng hơn ở Trung Quốc so với nhiều khu vực pháp lý phương Tây, và các công tố viên Trung Quốc đã thể hiện sẵn sàng truy tố Người đại diện theo pháp luật ngay cả khi hành vi cơ bản được thực hiện bởi các nhân viên cấp dưới.

Tại sao điều này quan trọng đối với các chủ nợ nước ngoài

Đối với chủ nợ hoặc đối tác nước ngoài, sự phơi nhiễm cá nhân của Người đại diện theo pháp luật là một điểm gây áp lực. Khi một công ty Trung Quốc vi phạm hợp đồng, đòn bẩy thi hành hiệu quả nhất thường không phải đối với công ty (có thể không có gì để thi hành phán quyết) mà đối với Người đại diện theo pháp luật của họ.

Điều này thay đổi cách các tranh chấp xuyên biên giới được đàm phán. Một luật sư đòi nợ Trung Quốc giỏi thường xuyên sử dụng đe dọa:

1. Thêm Người đại diện theo pháp luật vào danh sách hạn chế tiêu dùng (ngay lập tức làm gián đoạn lối sống và công tác kinh doanh của họ).
2. Thêm Người đại diện theo pháp luật vào danh sách con nợ thất tín (mang theo hệ quả xã hội và uy tín tại Trung Quốc).
3. Theo đuổi lệnh cấm xuất cảnh trước phán quyết, nếu được hỗ trợ.

Đối với chủ nợ nước ngoài, ngay cả một phán quyết vắng mặt không thể trực tiếp buộc công ty trả tiền cũng có thể được tận dụng cao thông qua các công cụ này — nhưng điều này đòi hỏi Người đại diện theo pháp luật phải được xác định chính xác ngay từ đầu.

Hướng dẫn thực tế cho việc đàm phán và ký hợp đồng

Xác định Người đại diện theo pháp luật trước khi ký. Lấy hồ sơ GSXT (hoặc dùng ChinaCheck) và xác nhận tên. Lưu lại điều này trong hồ sơ thẩm định hợp đồng của bạn cùng với Giấy phép kinh doanh.

Xác minh chữ ký so với danh tính đã đăng ký. Nếu hợp đồng được ký bởi ai đó không phải Người đại diện theo pháp luật, hãy yêu cầu giấy ủy quyền và xác minh rằng giấy ủy quyền có đóng dấu chính thức của công ty.

Tìm tên Người đại diện theo pháp luật trên các cơ sở dữ liệu thi hành. Một Người đại diện theo pháp luật đã có trong danh sách con nợ thất tín bị thi hành án (失信被执行人, shī xìn bèi zhí xíng rén) — tương đương Trung Quốc của một con nợ không trung thực được tòa công nhận — là một dấu hiệu cảnh báo lớn cho công ty mà họ đại diện.

Nếu Người đại diện theo pháp luật đã chính thức được phân loại là con nợ thất tín bởi các tòa án Trung Quốc, hãy rút lui. Công ty, vì thế, có tín hiệu tệ nhất có thể trong dữ liệu tín dụng thương mại Trung Quốc.

Kiểm tra kiểm soát ngầm. Một số công ty Trung Quốc đặt một Người đại diện theo pháp luật đứng tên hộ — thường là người thân hoặc nhân viên — trong khi người ra quyết định thực sự không nắm chức danh nào đã đăng ký. Nếu người bạn đang đàm phán không phải là Người đại diện theo pháp luật đã đăng ký và không được ủy quyền chính thức, bạn có thể đang giao dịch với một người kiểm soát ngầm.

Điều này không nhất thiết là gian lận, nhưng nó thay đổi tính toán thi hành: người bạn đang nói chuyện có thể không phải là người bạn có thể buộc chịu trách nhiệm cá nhân.

Nhiều Người đại diện theo pháp luật?

Nói chung là không. Một công ty Trung Quốc có chính xác một Người đại diện theo pháp luật tại bất kỳ thời điểm nào. Một số loại công ty cũng có thể có vị trí cán bộ bổ sung gọi là Người phụ trách (负责人, fù zé rén) với các chức năng tương tự cho các chi nhánh, nhưng công ty chính có một Người đại diện theo pháp luật.

Nếu nhà cung cấp trình các tài liệu gợi ý hai Người đại diện theo pháp luật, tài liệu hoặc không nhất quán (một cái đã lỗi thời) hoặc một trong số đó bị dán nhãn sai.

Khi Người đại diện theo pháp luật thay đổi

Việc thay đổi Người đại diện theo pháp luật là phổ biến — chúng xảy ra khi người ban đầu nghỉ hưu, rời đi, hoặc được thay thế vì lý do quản trị. Việc thay đổi phải được nộp với SAMR.

Đối với mục đích của bạn:

• Hãy luôn dựa vào hồ sơ hiện tại trên GSXT, không phải Giấy phép kinh doanh bạn nhận sáu tháng trước.
• Các hợp đồng được ký bởi Người đại diện theo pháp luật trước đó đã được thay thế vẫn có thể có giá trị, nhưng bạn có thể cần bằng chứng bổ sung (ngày hợp đồng, hồ sơ SAMR vào thời điểm đó) để thi hành chúng.

Tiếp theo

Người đại diện theo pháp luật là một tín hiệu quan trọng về ai kiểm soát một công ty Trung Quốc. Một tín hiệu khác là cam kết tài chính — sự khác biệt giữa những gì cổ đông đã hứa và những gì họ thực sự đã trả. Tiếp tục với Vốn điều lệ vs Vốn thực góp.